Sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ là hoạt động quảng bá thông thường, mà đã trở thành chiến lược trọng yếu giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn đầu tiên mạnh mẽ trong lòng khách hàng. Trong bối cảnh thương hiệu ngày càng quyết định hành vi tiêu dùng, một lễ ra mắt sản phẩm được tổ chức chuyên nghiệp chính là cú “hích” truyền thông đầy tiềm năng cho chiến lược marketing của doanh nghiệp.
Hãy cùng VIETLINK khám phá 7 bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp, từ xác định mục tiêu đến thiết kế trải nghiệm và truyền thông đa kênh, để đảm bảo mỗi sự kiện không chỉ đẹp mắt mà còn hiệu quả, đáng nhớ và lan tỏa mạnh mẽ.
>>> Xem thêm: Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới hoành tráng - chất lượng
1. Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?
Lễ ra mắt sản phẩm mới là một cột mốc quan trọng, không chỉ đánh dấu sự xuất hiện chính thức của sản phẩm trên thị trường, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh với khách hàng, đối tác và truyền thông.
2. Vì sao doanh nghiệp cần một lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng?
Thời đại truyền thông số phát triển mạnh mẽ, một lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng và chỉn chủ không chỉ là “phần cộng thêm” mà đã trở thành 1 phần bắt buộc trong chiến lược tiếp cận thị trường của mọi doanh nghiệp. Sự kiện này đóng vai trò là “cú đề pa” đầu tiên, tạo ra ấn tượng sâu sắc với công chúng và quyết định độ lan tỏa của sản phẩm trong giai đoạn đầu ra mắt.
2.1. Tăng độ nhận diện thương hiệu ngay từ lần đầu tiên
Lễ ra mắt là cơ hội lý tưởng để giới thiệu hình ảnh thương hiệu và sản phẩm một cách trọn vẹn thông qua không gian trưng bày, backdrop, truyền thông hình ảnh, video quảng bá, bộ nhận diện sân khấu…. Khi được tổ chức bài bản, sự kiện dễ dàng thu hút sự quan tâm từ báo chí, influencer, khách mời và cộng đồng mạng.
Từ đó, doanh nghiệp có thể định vị thương hiệu rõ ràng trong tâm trí khách hàng, thậm chí tạo xu hướng tiêu dùng nếu kết hợp truyền thông số hiệu quả.
2.2. Tạo niềm tin và sự chuyên nghiệp ngay từ “cái nhìn đầu tiên”
Đối với khách mời, báo chí hay đối tác, một buổi lễ ra mắt chỉn chu từ cách tiếp đón, nội dung chương trình đến cách trình diễn sản phẩm, thể hiện sự đầu tư nghiêm túc và tiềm lực của doanh nghiệp.
Không có ấn tượng thứ hai nếu ấn tượng ngay từ lần đầu tiên không tốt. Một lễ ra mắt được dàn dựng chuyên nghiệp giúp khách mời đặt niềm tin vào chất lượng sản phẩm, sẵn sàng chia sẻ, lan tỏa và hợp tác.
2.3. Tăng doanh số và chuyển đổi sớm từ khách hàng mục tiêu
Thay vì chỉ truyền tải thông tin qua các kênh online, việc cho khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm tại sự kiện (dùng thử, demo, mua ưu đãi giới hạn, đặt trước…) giúp rút ngắn hành trình mua hàng và gia tăng khả năng chuyển đổi ngay tại chỗ.
Ngoài ra, hiệu ứng “đám đông tham gia sự kiện” người nổi tiếng check - in, livestream bán hàng cũng góp phần kích cầu mạnh mẽ, tạo “cơn sốt” mua thử sau khi sự kiện kết thúc.
2.4. Xây dựng và mở rộng quan hệ giá trị
Sự kiện ra mắt là nơi lý tưởng để doanh nghiệp kết nối với báo chí, nhà phân phối, đại lý, nhà đầu tư, đối tác chiến lược và KOLs. Một không gian được tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp một cuộc trò chuyện, hợp tác diễn ra tự nhiên và hiệu quả hơn.
Đây cũng là dịp để doanh nghiệp thể hiện tầm nhìn, định hướng phát triển qua bài phát biểu, video thương hiệu hoặc câu chuyện đằng sau sản phẩm - điều mà các chiến dịch quảng cáo thông thường khó thể hiện đầy đủ.
2.5. Tối ưu truyền thông & khuếch đại độ phủ nhờ hiệu ứng FOMO
Sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ dừng lại ở “khoảnh khắc diễn ra” mà còn là một sản phẩm truyền thông kéo dài trước - trong - sau sự kiện.
Trước sự kiện: Tạo hiệu ứng chờ đón bàng teaser, video countdown, mời KOL “úp mở”
Trong sự kiện: Livestream trực tiếp, chụp hình check in, tương tác mạng xã hội và hashtag riêng.
Sau sự kiện: Clip highlight, album ảnh, bài báo review, chia sẻ của khách mời, PR trên báo điện tử
Tất cả góp phần khuếch đại độ phủ truyền thông và tăng độ tin cậy xã hội, nhờ đó doanh nghiệp dễ dàng giữ chân sự chú ý của thị trường trong thời gian dài sau lễ ra mắt.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng tại VietLink Event
3. Chuẩn hoá 7 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp năm 2025
Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức và chân dung khách mời
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu trọng tâm của sự kiện:
Là để tăng độ nhận diện thương hiệu?
Giới thiệu công nghệ mới?
Hay tập trung vào việc tạo doanh thu thông qua trải nghiệm và đặt trước sản phẩm?
Từ mục tiêu, tiến hành phác họa chân dung khách mời chính:
Khách hàng cá nhân (B2C), doanh nghiệp (B2B), nhà đầu tư, báo chí truyền thông, KOLs/Influencer, hay đại lý, nhà phân phối?
Việc hiểu đúng đối tượng giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung, không gian sự kiện và trải nghiệm phù hợp từ cách đón tiếp đến thông điệp truyền thông.
Bước 2: Lên ý tưởng sáng tạo - xây dựng concept - thông điệp chủ đạo
Đây là bước tạo dấu ấn khác biệt cho sự kiện. Một concept tốt không chỉ đẹp mắt mà còn phải truyền tải tinh thần, giá trị cốt lõi của sản phẩm.
Ý tưởng nên đáp ứng đủ 3 yếu tố:
Thị giác: Màu sắc, thiết kế, không gian mang dấu ấn thương hiệu.
Cảm xúc: Chạm đến cảm nhận cá nhân của khách mời.
Trải nghiệm: Khuyến khích sự tương tác, ghi nhớ và chia sẻ.
Ví dụ:
Ra mắt xe ô tô: Concept “Hành trình đột phá - Kiến tạo tương lai” kết hợp hiệu ứng ánh sáng, 3D mapping mô phỏng hành trình.
Sản phẩm làm đẹp: Chủ đề “Vẻ đẹp dẫn đầu xu hướng” lồng ghép yếu tố nghệ thuật thị giác, thời trang, influencer beauty show.
Bước 3: Chọn thời gian và địa điểm phù hợp
Địa điểm cần đảm bảo:
Giao thông thuận tiện cho khách mời.
Không gian đủ để bố trí các khu vực: check-in, sân khấu chính, khu trải nghiệm sản phẩm, tiệc nhẹ, booth chụp ảnh, hậu trường kỹ thuật…
Thời gian nên:
Tránh mùa cao điểm tổ chức sự kiện (cuối năm, lễ tết).
Ưu tiên ngày đẹp, giờ đẹp theo phong thủy doanh nghiệp.
Cân nhắc thời điểm thuận tiện với đối tượng khách mời (giờ hành chính, chiều tối, cuối tuần...).
Bước 4: Dự trù ngân sách & phân bổ chi phí
Sau khi xác định concept - địa điểm - quy mô - nội dung chương trình, bạn cần lập bảng ngân sách cụ thể để kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả đầu tư cho sự kiện.
Các hạng mục cần dự trù ngân sách bao gồm:
Hạng mục | Chi tiết cần tính |
1. Địa điểm tổ chức | Thuê hội trường, sân khấu, tiệc (ăn uống, trà nước), trang trí cơ bản
|
2. Thiết kế & thi công | Backdrop, booth trải nghiệm, khu chụp hình, photo booth, hiệu ứng ánh sáng |
3. Thiết bị kĩ thuật | Âm thanh - ánh sáng, LED, màn chiếu, máy chiếu, điện dự phòng |
4. Nhân sự sự kiện | MC, PG, lễ tân, điều phối, kỹ thuật viên, quay phim - chụp ảnh, bảo vệ |
5. Truyền thông & marketing | Thiết kế banner, thư mời, booking báo chí, chạy ads, KOLs, quay teaser |
6. Quà tặng & tài liệu | Bộ quà tặng khách mời, tài liệu sản phẩm, voucher, mã giảm giá |
7. Nội dung chương trình | Biểu diễn nghệ thuật, KOLs tham dự, minigame, lucky draw, video sản phẩm |
8. Chi phí phát sinh | Dự phòng 5-10% tổng ngân sách để xử lý tình huống không lường trước |
Bước 5: Thiết kế nội dung - kịch bản - nhân sự sự kiện
Một kịch bản lễ ra mắt thành công cần được đầu tư công phu từ đường dây chương trình đến từng phân đoạn diễn ra. Các nội dung nổi bật nên có:
MC chuyên nghiệp: Dẫn dắt chương trình mạch lạc, duyên dáng.
Phát biểu từ đại diện doanh nghiệp: Truyền cảm hứng, thể hiện tầm nhìn.
Giới thiệu sản phẩm sáng tạo: Thể hiện bằng video, hoạt cảnh, hiệu ứng công nghệ (LED, hologram, 3D mapping…).
Chia sẻ từ KOLs hoặc khách hàng đầu tiên trải nghiệm sản phẩm.
Minigame, Lucky draw: Tăng sự tương tác, tạo không khí sôi động.
Trải nghiệm thực tế: Để khách tự mình đánh giá sản phẩm.
Nhân sự sự kiện: Tối thiểu cần có đội ngũ lễ tân, điều phối, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, PG giới thiệu sản phẩm, đội quay phim – chụp ảnh và nhân sự hậu cần.
Bước 6: Thi công - setup - tổng duyệt
Trước sự kiện, cần tiến hành:
Lắp đặt và kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống sân khấu, màn hình LED, âm thanh – ánh sáng, booth trải nghiệm, khu vực trưng bày…
Tổng duyệt chương trình cùng MC, đại diện phát biểu, đội kỹ thuật, biểu diễn nghệ thuật, lễ tân để đảm bảo không có sai sót phút chót.
Kiểm tra backup điện, an ninh, PCCC để đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Bước 7: Truyền thông đa kênh trước, trong và sau sự kiện
Truyền thông trước sự kiện:
Gửi thư mời, email marketing.
Đăng teaser, đếm ngược (countdown) trên fanpage, website, kênh báo chí.
Hợp tác với KOLs tung “hint” về sản phẩm hoặc chương trình.
Trong sự kiện:
Livestream trực tiếp sự kiện trên các nền tảng số.
Khuyến khích check-in, sử dụng hashtag, tương tác mạng xã hội.
Ghi hình, phỏng vấn, tạo dữ liệu truyền thông hậu kỳ.
Sau sự kiện:
Gửi thư cảm ơn cá nhân hóa cho khách mời.
Đăng video highlight, ảnh recap.
Xuất bản bài PR trên báo chí, fanpage và truyền thông nội bộ.
4. Những lưu ý giúp lễ ra mắt sản phẩm thành công vượt kỳ vọng
Để một lễ ra mắt sản phẩm không chỉ tròn vai mà còn gây ấn tượng sâu sắc và tạo hiệu ứng lan tỏa, doanh nghiệp cần lưu tâm đến những yếu tố sau:
4.1. Luôn có phương án dự phòng thời tiết (backup plan)
Đặc biệt với các sự kiện tổ chức ngoài trời như sân vườn, rooftop, bãi biển… cần:
Chuẩn bị phương án che chắn (nhà bạt, mái vòm, ô dù lớn).
Dự trù sẵn phương án chuyển địa điểm trong trường hợp mưa lớn hoặc thay đổi thời tiết đột ngột.
Kiểm tra hệ thống điện, âm thanh - ánh sáng để đảm bảo an toàn khi điều kiện thời tiết xấu.
4.2. Quản lý thời lượng sự kiện chặt chẽ - tránh để khách mời chờ đợi
Một trong những lý do khiến khách mất thiện cảm là phải chờ đợi quá lâu hoặc chương trình diễn ra lê thê, không hấp dẫn.
Hãy xây dựng timeline rõ ràng, chi tiết theo từng phút và đảm bảo đội ngũ điều phối (run show) có khả năng xử lý tình huống linh hoạt để giữ chương trình trôi chảy.
4.3. Tối ưu ngân sách nhưng không làm giảm chất lượng trải nghiệm
Chi phí là yếu tố quan trọng, nhưng việc cắt giảm bừa bãi có thể làm giảm hiệu ứng của sự kiện. Thay vào đó, hãy:
Tập trung đầu tư vào những điểm chạm quan trọng như: phần giới thiệu sản phẩm, khu vực trải nghiệm, video trình chiếu, hình ảnh truyền thông.
Tận dụng đối tác chuyên nghiệp để được tư vấn các giải pháp hiệu quả với ngân sách hợp lý (VD: gói combo trọn gói thiết bị + nhân sự + nội dung)
4.4. Đầu tư vào hình ảnh và video sự kiện chất lượng cao
Đây không chỉ là yếu tố tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách mời, mà còn là tài sản truyền thông lâu dài cho thương hiệu.
4.5 Kết hợp Influencer/KOL để tăng độ lan tỏa
Sự xuất hiện của các gương mặt có sức ảnh hưởng không chỉ giúp thu hút thêm sự chú ý từ công chúng, mà còn tạo ra hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ trên mạng xã hội.
>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện - Hàng chính hãng, giá tốt
5. VIETLINK - Đơn vị tổ chức lễ ra mắt sản phẩm trọn gói, sáng tạo và chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đồng hành cùng hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ trên cả nước, VIETLINK tự hào là đối tác đáng tin cậy trong việc kiến tạo những buổi lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng, khác biệt và mang đậm dấu ấn thương hiệu.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, từ ý tưởng đến thực thi, đảm bảo tiết kiệm thời gian, ngân sách và tối ưu hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp.
Sáng tạo ý tưởng đột phá - concept độc quyền
VIETLINK luôn bắt đầu từ việc thấu hiểu sản phẩm, đối tượng khách hàng và mục tiêu truyền thông để xây dựng một concept sự kiện riêng biệt, chạm đến cảm xúc người tham dự, thể hiện rõ cá tính thương hiệu.
Thiết kế - thi công chuyên nghiệp, đúng chuẩn từng chi tiết
Từ hệ thống sân khấu, backdrop, khu trải nghiệm sản phẩm cho đến hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, 3D mapping, hologram, VIETLINK luôn đảm bảo chất lượng thi công chuẩn chỉ - đúng tiến độ - an toàn tuyệt đối.
Đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm
Chúng tôi sở hữu đội ngũ producer, đạo diễn sự kiện, MC, điều phối chương trình, kỹ thuật viên và thiết kế chuyên nghiệp, sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng từ khâu chuẩn bị đến khi sự kiện kết thúc trọn vẹn.
Hệ sinh thái truyền thông mạnh mẽ - tối ưu độ phủ sau sự kiện
Không chỉ dừng lại ở tổ chức sự kiện, VIETLINK còn giúp doanh nghiệp kết nối truyền thông báo chí, KOLs, Influencer và các nền tảng mạng xã hội để tạo làn sóng truyền thông trước - trong - sau chương trình, tối đa hoá hiệu quả đầu tư.
Chi phí hợp lý - chính sách linh hoạt - hiệu quả bền vững
Chúng tôi thiết kế các gói dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, đồng thời có chính sách ưu đãi và hỗ trợ trọn gói giúp doanh nghiệp an tâm triển khai lễ ra mắt chuyên nghiệp mà vẫn đảm bảo ngân sách tối ưu.
Bài viết dưới đây, VIETLINKEVENT đã chia sẻ cụ thể các bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới một cách chuyên nghiệp giúp tạo nên thành công cho khách hàng. Nếu bạn đang có một dòng sản phẩm mới mà không biết tổ chức như thế nào cho hoành tránh và thu hút khách hàng. Hãy liên hệ với Việt Link Event để được tư vấn ngay nhé!
LIÊN HỆ NGAY
📞 VIETLINK luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!
