Tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều yếu tố quan trọng trong được chuẩn bị từ trước với kế hoạch tổ chức sự kiện một cách bài bản,chuyên nghiệp và tỉ mỉ.Người lập ra bản kế hoạch cần xác định chính xác thời gian địa điểm tổ chức sự kiện ,lên nội dung ý tưởng để tạo ra một buổi tổ chức sự kiện thành công.
Kế hoạch tổ chức sự kiện đòi hỏi có tính chất ý tưởng cao,sáng tạo và năng động để thỏa mãn phục vụ khách hàng cần nhất.Quan trọng là tổ chức sự kiện phải phù hợp với mục đích của sự kiện như:
tổ chức khai trương cửa hàng – tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới –hội nghị hội thảo – tổ chức tiệc cuối năm..v.v.
Vậy để tạo nên sự thành công đó ta cần có kế hạch tổ chức sự kiện như sau:A:Xác định mục đích sự kiện
Cần xác định trước về mục đích tổ chức sự kiện đó là gì để đưa ra kế hoạch tổ chức, ý tưởng tổ chức sự kiện.Ngân sách tổ chức phù hợp với mục đích sự kiện.
B: Quảng cáo truyền thông
Muốn tổ chức sự kiện được nhiều khách hàng đối tác biết đến chúng ta cần quảng cáo nhằm thu hút khách hàng tạo điều kiện phát triển cho thương hiệu doanh nghiệp công ty hay tổ chức cá nhân.Mục đích của việc quảng cáo làm sao để thật sự thu hút khách hàng,gây ấn tượng tò mò và kèm theo món quà bắt ngờ cho khách hàng.
C: Xác định ngày tổ chức và địa điểm tổ chức
Cần xác định địa điểm,thời gian tổ chức sự kiện?Địa điểm tổ chức sự kiện tại hà nội hay ở đâu?thời gian tổ chức sư kiện phải phù hợp tối đa nhất mà khách mời có thể tới dự.
D: Kế hoạch chuẩn bị và lên danh sách khách mời.
Xác định địa điểm thì ta sẽ lên kế hoạch dàn dựng âm thanh có sẵn hoặc đi thuê thiết bị tổ chức sự kiện,âm thanh ánh sáng sự kiện.Soạn thiệp mời tới tay khách mời mà bạn đã lên danh sách từ trước.Duyệt trước kế hoạch 1,2 ngày ,phân bổ nhân viên làm việc,chịu trách nhiệm với công việc của mình.
E: Bắt đầu sự kiện và kết thúc sự kiện
Kế hoạch bắt đầu sự kiện đã được lên ý tưởng từ trước và làm theo ý tưởng đề ra,theo dõi diến biến sự kiện,hỗ trợ nhân viên nếu quá ít.Kết thúc sự kiện lời cảm ơn khách hàng,tặng quà cho khách và họp rút kinh nghiệm mọi việc trong sự kiện.
Trên đây là kế hoạch tổ chức sự kiện cơ bản mà chúng ta cần biết.Trong quá trình tổ chức sự kiện có rất nhiều phát sinh ngoài mong muốn nhưng chúng ta lại có thêm những kinh nghiệm bổ ích để tạo nên một sự kiện thành công trọn vẹn.
