Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện truyền thông gửi lời chi ân tới các doanh nghiệp, đối tác, khách hàng thân thiết đã hợp tác làm ăn xây dựng thương hiệu phát triển mối quan tốt đẹp.Sự kiện còn là cầu nối tới các khách hàng tiềm năng sẽ và đang muốn hợp tác làm ăn lâu dài.
Kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện, Công ty Việt Link Event tự hào là đơn vị uy tín chuyên nghiệp cam kết mang đến cho quý khách một chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành công 100% bằng các bước thực hiện sau vừa tiết kiệm thời gian chi phí mà còn đem lại hiểu quả cao nhất.
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp bằng các bước sau:
Bước 1 : Xác định mục đích
Mục đích của việc tổ chức hội nghị khách hàng là bạn phải nắm bắt được nhu cầu, mong muốn từ các khách hàng đối tác.Vậy ta hiểu đơn giản việc tạo ra buổi tổ chức hội nghị hôm nay để:
- Bày tỏ lòng cảm ơn và tri ân khách hàng đối tác trong suốt quá trình phát triển để tạo dựng thương hiệu.
- Truyền thông quảng bá sản phẩm thuyết phục những khách hàng, đối tác tạo dựng mối quan hệ và ký kết hợp tác làm ăn lâu dài.
- Cung cấp và hướng dẫn sản phẩm mở rộng thị trường để sản phẩm bán tốt hơn và sức cạnh tranh trở nên tốt đẹp.
- Truyền thông quảng cáo nhằm thu hút báo chí, khách hàng tiềm năng giảm chi phí tiếp thị hiệu quả.
Bước 2 : Xác định thời gian địa điểm tổ chức hợp lý
- Thời gian tổ chức nên chọn thời điểm hoàn hảo như ngày cuối tuần để gia tăng sự chú ý tới khách hàng tiềm năng, thích hợp cho các đơn vị đối tác không ảnh hưởng tới công việc để tham dự trọn vẹn chương trình.
- Địa điểm tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nên lựa chọn không gian rộng rãi đầy đủ tiện nghi như khách sạn, trung tâm tổ chức hội nghị hội thảo…v.v.Xem xét địa điểm có thuận tiện di chuyển và có không gian để xe tốt nhất cho khách mời.( Hãy đặt mình là khách hàng - Nên cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng trước khi lựa chọn địa điểm ).
Click xem ngay >>>>>>>> Các trung tâm tổ chức sự kiện hội nghị tại hà nội
Bước 3 : Lập kế hoạch kịch bản chương trình
Đơn vị tổ chức phối hợp với nhà tổ chức lên mục tiêu ngân sách chi phí để lập văn bản cụ thể chi tiết kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng để xác định công việc cần làm:
- Lên kế hoạch quy mô số lượng khách tham gia, gửi thiếp mời tận tay tới khách mời.
- Ý tưởng sáng tạo trong tổ chức nhưng phải phù hợp với nhu cầu của chương trình.
- Setup công cụ cần thiết để chuẩn bị trang trí sân khấu.
- Nội dung kịch bản được phân công cho từng vị trí đảm nhận khác nhau.
- Liên hệ các nhà cho thuê các thiết bị như âm thanh ánh sáng , PG,MC.
- Xắp xếp bàn ghế chỗ ngồi cho từng vị trí phù hợp.
- Chuẩn bị những thiết bị ghi lại hình ảnh video trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
- Trực tiếp giám sát công việc những việc chưa đúng quy trình hoặc sai sót cần chỉnh sửa ngay.
Bước 4: Bắt đầu và kết thúc chương trình
- Kiểm tra lại tất cả thiết bị , trang bị sân khấu hoàn chỉnh.
- Công tác chuẩn bị đón khách,hướng dẫn khách ra vào một cách tiện lợi nhất.
- Bắt đầu ổn định đọc tuyên bố lý do tổ chức ( Làm theo kịch bản chương trình đã chuẩn bị ).
- Nhân viên đã được phân công nhiệm vụ giám sát trong suốt quá trình diễn ra.Luôn giữ liên lạc bằng bộ đàm để tiện lợi giám sát hiệu quả.
Kết thúc chương trình là lời cảm ơn ! Phát quà cho những vị khách
Có một số mẹo sau đây mà quý khách cần quan tâm lưu ý nhỏ trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng đó là:
- Nên tạo thực đơn hoặc đồ ăn nhẹ như bánh, café, trái cây giúp khách hàng đỡ nhàm chán khi phải ngồi 1 chỗ
- Nên tạo cuộc thăm dò ý kiến khách hàng và lắng nghe tiếp thu đừng để khách hàng thân thiết nản lòng về những gì ta đang làm.
- Hãy cố gắng diễn giải cho những khách hàng đối tác thân thiết bằng những gì mà bạn có thể để cho họ hiểu những gì mà quý khách sẽ và đang làm được.
Các bước thực hiện trong quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng mà chúng tôi đã nêu ở trên sẽ giúp quý khách hiểu được công việc cần làm hoặc quý khách có thể tự xây dựng kịch bản chương trình.Nếu quý khách có nhu cầu hãy liên hệ với chúng tôi - Công ty Việt Link Evnet cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện toàn quốc với hơn 8 năm kinh nghiệm trong nghề, với tất cả tâm huyết trong nghề chúng tôi luôn luôn cố gắng không ngừng đêm đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho quý khách.
