Tổ chức hội nghị hội thảo là công việc quan trọng, đòi hỏi rất nhiều tố chất cũng như là những kinh nghiệm cần thiết. Trong mỗi trường hợp khác nhau, cần có những phương án để chuẩn bị cho phù hơp. Do vậỵ, bạn cần có những kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo để sự kiện diễn ra thành công nhất

Khi nói về cách tổ chức hội nghị hội thảo chúng tôi đảm bảo rằng mọi chi tiết và không khí ,dịch vụ đều hoàn hảo,chuyên nghiệp một cách bài bản nhất. Công ty Việt Link Event đã có nhiều kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo ở cấp cao nhất mà chúng tôi đã làm được, tổ chức hội nghị hội thảo cần phải trải qua nhiều giai đoạn chuẩn bị khác nhau mà người tổ chức cần quan tâm như : tài liệu chương trình, lên danh sách khách mời, tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, người dẫn chương trình, thiết kế banner cho chương trình , quảng bá chương trình như thế nào để hút khách hàng tới chương trình .

 

Tổ chức hội thảo tại Hồ Chí Minh

  I: Quy trình tổ chức hội nghị được lê kế hoạch cụ thể như sau:

- Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị

- Lựa chọn ngày, tháng

- Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự

- Chọn địa điểm

- Thông báo cho các thành viên, khách mời

- Chuẩn bị tài liệu

- Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn

- Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp

- Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,...)

- Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).

- Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)

- Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)

- Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,...cho các thành viên (nếu từ xa tới).

- Tính toán, dự trù kinh phí.

Tham khảo  >>>>>>>>>>>>   Sự kiện tổ chức hội thảo tại Hồ Chí Minh

II:  Quy trình khi bắt đầu tổ chức hội nghị hội thảo

- Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn

- Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách

- Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa

- Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu

- Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn

- Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)

- Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.

 

III: Quy trình kết thúc hội nghị

- Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời

- Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

- Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan

- Theo dõi thực hiện các quyết định

- Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị

- Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )

- Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.

Qúy khách cần tư vấn về các dịch vụ vui lòng liên hệ để được tư vấn tốt nhất cho bạn.

Các dịch vụ chúng tôi cung cấp như sau:

-Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng

-Dịch vụ tổ chức sự kiện lớn nhỏ

- Dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện

- Dịch vụ tổ chức sinh nhật

- Dịch vụ teambuilding

- Dịch vụ cho thuê thiết bị dịch( Hội nghị hội thảo)

- Dịch vụ cho thuê bàn ghế sự kiện

Công ty TNHH Du lịch và Sự Kiện Liên Kết Việt

Địa chỉ: Phòng 705B, Đơn Nguyên B, tòa nhà Licogi 13, đường Khuất Duy Tiến, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

Hotline: 0983.686.183, điện thoại: 04 – 66607481

Email: info@vietlinktour.com// sales@vietlinktour.com