Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình truyền thông sự kiện đòi hỏi các bạn phải có sự kết hợp nhuần nhuyễn trong các phương tiện truyền thông. Từ phương pháp truyền thống như đăng báo giấy đến các phương pháp truyền thông hiện đại như internet, bằng cách nào đi nữa thì mục tiêu của bạn phải đạt được hiệu quả cao nhất mà ít tốn kém, nhắm đúng đối tượng sự kiện. Cùng tham khảo 7 bí quyết truyền thông hiệu quả dưới đây.
1. Xác định và nghiên cứu đối tượng mục tiêu
Đối tượng mục tiêu khi truyền thông về sự kiện chính là những người sẽ có những phản ứng tích cực tốt nhất với thông điệp được đưa ra của bạn và họ chính là nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy vô cùng giá trị thông qua việc truyền miệng các thông tin liên quan đến sự kiện.
2. Xác định mục tiêu chính
Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất.
3. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông
Để cho sự kiện được truyền thông hiệu quả hơn, bạn nên có đầy đủ thông tin về tổ chức, logo, thông cáo báo chí. Bên cạnh đó, nếu được, hãy photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện chuẩn bị tổ chức của bạn, cũng như những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng được nhiều người biết đến đã từng tham dự trước đó, cùng một thẻ kinh doanh. Bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn có ghi đầy đủ thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ presskit.
4. Phân bổ các phương tiện truyền thông cho đúng người
Bạn có thể tạo một trang web miễn phí hoặc bỏ ra một chi phí rất nhỏ và tìm một một thiết kế freelance hay một sinh viên đại học tạo ra cũng như duy trì chúng. Hãy tạo ra website có thiết kế cũng như sự điều hướng thật sự đơn giản để thuận tiện nếu có một người không phải là thành viên trong công ty của bạn muốn xem các trang web cũng như đưa ra những thông tin phản hồi.
5. Tận dụng mối quan hệ để truyền thông
Các mối quan hệ của bạn sẽ vô cùng hữu ích khi sử dụng để truyền thông đến các kênh như cửa hàng, quán cà phê, nhà hàng… Nếu có thể thuyết phục họ đội mũ hay mặc áo có in logo, khẩu hiệu về sự kiện của bạn hay những thông tin quan trọng thì còn gì tuyệt vời hơn. Đây cũng chính là một cách thức truyền thông hiệu quả để truyền tải thông điệp bạn gửi đi.
6. Sử dụng Internet, blog, mạng xã hội
Mạng Internet, blog hay những trang xã hội là những công cụ vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin. Bạn hãy gửi e-mail thông báo đến những Newsletter và những người này sẽ chuyển tiếp thông tin đến người khác một cách dễ dàng và cụ thể những thông tin bạn muốn truyền tải đến người nhận tin. Việc kết nối thông qua nhóm thảo luận hay blog hoặc là thành viên của những trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, những trang mạng xã hội khá nổi tiếng có thể kể đến như Facebook, Zingme, Google+,…
7. Viết một thông cáo báo chí lôi cuốn, đầy đủ thông tin
Một thông cáo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ thu hút được sự quan tâm từ phía người đọc, nhưng tránh để người đọc nghĩ rằng nó chỉ là một bài quảng cáo. Nội dung của một thông cáo báo chí phải bao gồm nội dung trả lời được 5 câu hỏi – 5W: What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Một việc cũng quan trọng không kém là để các thông tin liên lạc của bạn cũng như trang web tổ chức sự kiện.
