Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện mang tính chất quốc tế
Để tổ chức một sự kiện thành công cần rất nhiều yếu tố quan trọng, nhất là những chương trình, hội thảo, tọa đàm, talk-show có tính chất quốc tế.Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm để tổ chức một chương trình mang tính chất quốc tế thuận lợi và thành công.
1. Đảm bảo đúng thời gian
Yếu tố thời gian là một yêu cầu quan trọng đối với bất kì công việc nào. Thế nhưng, đối với nghề tổ chức sự kiện thì đảm bảo yếu tố đúng giờ của chương trình lại càng quan trọng hơn, nhất là những chương trình và sự kiện có sự tham dự của khách hàng quốc tế. Đảm bảo khắt khe về thời gian cũng là đảm bảo chất lượng cũng như tiên độ của chương trình, sự kiện diễn ra không bị xáo trộn, đi theo đúng kịch bản chương trình diễn ra từ trước.
2. Chuẩn bị chu đáo các thiết bị sự kiện
Công tác chuẩn bị các hạng mục thiết bị bao gồm : Hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình lead, thiết bị trình chiếu, thiết bị phiên dịch đa ngôn ngữ như: tai nghe, thiết bị dịch, cabin dịch là yêu cầu tất yếu. Các thiết bị dịch đảm bảo việc trao đổi thông tin giữa đơn vị tổ chức sự kiện đến với khách hàng ngoại quốc. Tại các chương trình, hội nghị, tọa đàm có tính chất quốc tế, việc chuẩn bị các hạng mục tỉ mỉ, cẩn thận thể hiện tính chất chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Bên cạnh đó, đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn, đội ngũ nhân viên cần kiểm tra chất lượng của thiết bị trước khi chương trình bắt đầu.
Công ty sự kiện Vietlink Event cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện: âm thanh ánh sáng, cho thuê màn lead, cho thuê sân khấu sự kiện, thi công backdrop, cho thuê thiết bị dịch, thiết bị dịch di động đa ngôn ngữ bao gồm: ( cabin dịch, tai nghe dịch không dây )
>>> Tham khảo thêm thiết bị dịch VietLink tại đây
Tai nghe dịch VEGA
Cabin dịch nhỏ gọn
Cabin cách âm đảm bảo
Việc chăm sóc khách mời, nhất là những khách mời quốc tế thể hiện sự tôn trọng cũng như sự chuyên nghiệp trong dịch vụ của đơn vị tổ chức. Tổ chức, sắp xếp đội ngũ nhân viên, PG, PB,… tiếp đón và “take care” khách mời trước, trong và sau khi sự kiện kết thúc. Trước khi sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân viên chăm sóc tiếp đón và hướng dẫn khách mời vào vị trí chuẩn bị chạy chương trình. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân viên cần bao quát và phục vụ yêu cầu của khách mời trong sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc, việc xin ý kiến đóng góp phản hồi của khách hàng để có kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
4. Thủ tục giấy tờ liên quan
Việc hoàn thiện các giấy tờ và thủ tục liên quan đến việc tổ chức chương trình và sự kiện mang tính chất quốc tế rất quan trọng. Các đơn vị và doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều phải xin giấy cấp phép địa điểm tổ chức cũng như hoàn thiện hợp đồng tổ chức sự kiện với công ty cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó, cần lưu tâm đến các loại thư mời, giấy tờ, hợp đồng với khách mời.
Đây là bài viết VietLink Event chia sẻ tới quý khách những lưu ý khi tổ chức sự kiện mang tính chất quốc tế, có sự tham gia của khách mời nước ngoài để các bạn có thể tổ chức được những sự kiện thành công. Nếu có thắc mắc hoặc cần được tư vấn các dịch vụ, công ty sự kiện VietLink sẵn sàng tư vấn cho quý khách. Trân trọng cảm ơn!
📱ĐT liên hệ: 0983.686.183🌐Website: vietlinkevent.com//vietlinktour.com 📧Email: info@vietlinktour.com 🏣VP đại điện: 129 Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà NộiBài viết khách hàng quan tâm nhiều nhất
